Filtros y automatizaciones

¿Qué problema resuelve?

Perdemos mucho tiempo haciendo las mismas acciones de forma repetitiva sobre correos que llegan frecuentemente

Ej: Todos los días debo eliminar correos del mismo remitente
Ej: Pierdo mucho tiempo aplicando etiquetas de forma manual a los correos que recibo

¿Qué podemos hacer para agilizar este proceso?

Decirle a Gmail que haga cosas por nosotros cuando ciertos criterios o condiciones se cumplan en los correos que recibimos.

¿Que puede hacer GMail por nosotros de forma automática?

¿Que criterios o condiciones podemos usar?

Veamos un ejemplo

Quiero Archivar y ponerle la etiqueta “tareas terminadas” a todos los correos que en el asunto tengan la frase “tarea terminada” (si no sabes como crear etiquetas, puedes revisar un articulo acá)

Hacemos click en las opciones de búsqueda

luego, en Asunto, ponemos "tarea terminadas" y presionamos "Crear filtro"

El siguiente paso es definir las acciones automáticas para todos los correos que en su asunto tengan las palabras "tarea terminada".

Como los queremos que:

• No aparezcan en recibidos (archivarlos) marcaremos esa opción (H1 en la imagen).
• También queremos aplicar la etiqueta "tarea terminada" marcamos esa opción y seleccionamos la etiqueta (H2 en la imagen).
• Queremos que estas acciones se apliquen para correos antiguos y nuevos, para eso marcamos la última opción (H3 en la imagen).
• Finalmente presionamos "Crear filtro" (H5 en la imagen)

Con lo anterior ya hemos creado nuestro filtro y hemos aplicado las acciones a todos los correos antiguos y nuevos. Para verificar esto, sólo debemos ir a Todos, que es donde están los correos archivados

Y ahí podremos verificar que los correos que tienen en su asunto "Tarea terminada" fueron Archivados y ademas tienen la etiqueta "Tareas terminadas" que es lo que queríamos automatizar.

Ahora, todos los nuevos correos que recibamos que en su asunto tenga las palabras "Tarea terminada" de forma automática serán archivados y etiquetados.

Recuerda que si necesitas ayuda o tienes dudas de como aplicar estas recomendaciones para optimizar tus flujos de trabajo, nos puedes escribir al correo de soporte estaremos encantados de ayudarte.